Como usar planilhas de organização como ferramentas estratégicas

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Ter uma boa organização dos dados e informações a respeito do seu negócio é uma forma de conhecer melhor seu negócio. Não importa se esses dados estão num sistema ou numa planilha de fluxo de caixa grátis que você baixa da internet, o ideal mesmo é conseguir acompanhar.

Alinhar todas as informações da empresa requer disciplina. Quando os dados não são acompanhados com carinho, as chances da empresa ficar no vermelho são grandes.

Isso porque esses controles podem fornecer uma visão bem estratégica, ajudando no direcionamento da empresa e tomadas de decisão por parte de quem administra o negócio.

Além disso, com os números é mais fácil estabelecer metas e descobrir qual é o mês com maior faturamento ou quando é preciso fazer ajustes no orçamento.

Por isso, continue a leitura deste conteúdo e veja por que usar planilhas de organização pode ser fundamental para seu negócio.

O que são planilhas de organização

Planilhas de organização podem ser consideradas também como ferramentas de gestão. Isso porque é através dela que todo o controle da companhia pode acontecer.

Pessoas que empreendem e usam esse tipo de ferramenta conseguem, além de antecipar problemas financeiros ou uma falta no estoque, montar um planejamento muito mais estratégico.

Tem planilhas que são mais robustas, porém, aquelas mais simples também contribuem com um bom controle e melhor organização. Com o auxílio delas, é possível reduzir a exposição da empresa a riscos, por exemplo.

Normalmente, essas tabelas são criadas no Excel, um programa de planilha eletrônica desenvolvido pela Microsoft para Windows, que pode ser utilizado para calcular, armazenar e trabalhar com lista de dados, fazer relatórios e gráficos.

Por que elas são estratégias para seu negócio

Quando se desenvolve uma boa planilha, é possível trabalhar com planejamentos, previsões, análises estatísticas e financeiras, simulações e manipulação numérica em geral.

Para seu negócio, elas são estratégicas exatamente por possibilitar uma série de situações, como:

• Estruturar e transformar os dados em forma de tabela;
• Fazer cálculos de maneira prática;
• Apresentar dados na forma gráfica com a finalidade de obter insights
• Realizar controles (financeiros, de quantidade, de estoques, etc.) através das planilhas.

Com esses dados e controles, a visão da situação da empresa passa a ficar mais evidente e clara,  possibilitando tomadas de decisão mais assertivas que levam sua empresa ao crescimento sustentável. 

Tipos de planilhas de organização ideais para empresas

Existem diversos tipos de planilhas que podem ser usadas para diversos objetivos. Dentro de uma empresa, há aquelas que se destacam, que são as apresentadas a seguir.

Planilha de fluxo de caixa

Ter um fluxo de caixa negativo é muito nocivo à uma empresa. Devido a isso, fazer um bom controle dele é essencial para prever e evitar problemas.

Por ser ideal ter lançamentos diários, esse tipo de controle costuma ser visto como bem difícil pelo mercado. No entanto, ele é bem simples, onde até mesmo uma planilha de fluxo de caixa grátis pode ser suficiente para seu acompanhamento.

Pense que, fazer a conciliação bancária frequentemente, permitirá à pessoa empreendedora saber quanto terá em caixa, ou seja, saldo em dinheiro, em datas futuras. 

Neste tipo de planilha, costuma-se anotar custos fixos como despesas administrativas, como luz, água, telefones, internet, salários dos sócios, aluguel, entre outros.

A partir desses rótulos, insira o valor e as respectivas datas para cruzar e acompanhar os gastos naquele período analisado.

Planilha de gestão de compras

A gestão de compras é a tarefa responsável pela aquisição de materiais e matérias-primas dentro do empreendimento.

Isso deve acontecer de acordo com as políticas específicas de cada empresa, pois organizá-las é tão importante.

Com esse tipo de planilha, é possível cadastrar as compras realizadas em um determinado período, com dados sobre os fornecedores, prazos e preços acordados, forma de pagamento etc.

A partir dessas informações, você realiza filtros na planilha para saber o valor gasto por fornecedor, setor e período. Isso ajuda a controlar melhor os gastos de cada área da empresa.

Planilha de gestão de vendas

Aqui estamos falando de uma planilha comercial. Com ela, você pode descobrir a sazonalidade do seu negócio, ou seja, entender qual período tem picos, assim consegue se programar para que não falte produtos.

Nela, deve ter colunas com o número de venda, a data, o valor da venda, número de itens e o nome do vendedor. 

Uma simples anotação desses dados podem proporcionar a você alguns números importantes sobre seu negócio, como:

• Número de vendas totais realizadas no período;
• Número de vendas por vendedor;
• Valor total de venda por período;
• Valor de venda por vendedor;
• Volume de itens vendidos por vendedor;
• Ticket médio no período e por vendedor
• Preço médio e preço médio por vendedor

Planilha de gestão de estoque

Um ponto importante a ser considerado aqui é que o controle visual do estoque é suficiente.

Sem um bom controle feito com planilhas ou sistemas no estoque da sua empresa, você corre um sério risco de perder produtos por data de validade, avaria ou roubo, ou também deixar de comprar determinado item no seu maior pico de venda.

A sua planilha de gestão de estoque precisa estar interligada com a de vendas, afinal, conforme o cliente vai comprando, é necessário dar baixa na de estoque.

Isso evita que um vendedor faça a venda de itens que não contém mais no estoque, o que envolve insatisfação do consumidor, além de custos operacionais de reembolso e estorno.

Planilha de contas a pagar e receber

Por fim, o último exemplo é a planilha de contas a pagar. Ela é bem importante Esta planilha é importante para observar como será a situação do negócio nos próximos meses ou ano.

Com as informações dessa planilha,  você vai avaliar em qual mês a empresa terá um “fôlego” e mais dinheiro no caixa. 

O objetivo é ter uma previsão de quanto dinheiro precisa ter em caixa e quanto custará o pagamento das despesas, sejam elas variáveis ou fixas.

Já no que se refere aos recebimentos, os dados devem ser separados de acordo com a data da entrada, por isso os pagamentos feitos com cartões de créditos devem ser contabilizados quando a empresa receber e não quando a compra for feita.

Fazendo o uso dessas planilhas, é possível controlar seu negócio e fazer a gestão necessária para que a empresa cresça de forma organizada e sustentável.